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Cenário ilustrativoServiços profissionais
Gestão documental para serviços profissionais
Organizar documentos por cliente, projeto e assunto num sistema pesquisável, seguro e partilhável.
Este caso representa um cenário típico baseado na experiência da CHABAS. Não corresponde a uma implementação específica de cliente e não contém dados, nomes ou métricas atribuíveis.
Contexto
- Um escritório profissional gere centenas de dossiers por cliente e projeto em pastas de rede e email.
- Diferentes equipas precisam de aceder aos mesmos documentos sem perder controlo de versões.
- A partilha com clientes é frequentemente feita por email, sem histórico consolidado.
Desafio
- Duplicação de ficheiros e ausência de versão de referência clara.
- Dificuldade em partilhar documentação com clientes de forma controlada.
- Perda de tempo a procurar documentos por nome de ficheiro ou por email.
- Risco reputacional em caso de acesso indevido a documentos confidenciais.
Abordagem CHABAS
- Definir uma taxonomia por cliente, projeto, tipo e sensibilidade.
- Rever a matriz de permissões e princípios de acesso mínimo necessário.
- Consolidar canais de partilha externa num único ponto rastreável.
- Definir política de retenção e arquivo por tipo de documento.
Solução aplicada
- Repositório central com metadados obrigatórios por tipo (cliente, projeto, matéria).
- Controlo de versões, checkout e reserva de edição para trabalho colaborativo.
- Partilha segura com clientes através de links controlados, com data de expiração.
- Pesquisa por metadados e conteúdo, com filtros por cliente, projeto e período.
- Trilha completa de acesso, edição e partilha para auditoria interna e externa.
Benefícios esperados
- Menos tempo perdido em pesquisa e maior consistência das versões usadas.
- Partilha profissional e rastreável com clientes.
- Redução do risco reputacional associado a documentos confidenciais.
- Base para políticas de segurança da informação e certificações.
- Onboarding mais rápido de novos colaboradores e transição de dossiers.
Plataformas envolvidas
CDocHub · Filedoc
Setor
Serviços profissionais
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