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Cenário ilustrativoMultissetorial — back-office e financeiro
Gestão de documentos de faturação e contas a pagar
Digitalizar a receção, aprovação e arquivo de faturas de fornecedores num circuito integrado com o ERP.
Este caso representa um cenário típico baseado na experiência da CHABAS. Não corresponde a uma implementação específica de cliente e não contém dados, nomes ou métricas atribuíveis.
Contexto
- Uma organização recebe centenas de faturas por mês em papel, PDF por email e portais de fornecedores.
- A validação envolve compras, operações e financeira, com aprovações por email e assinaturas em papel.
- O arquivo é fragmentado entre pastas locais, servidores e cópias físicas em dossiers.
Desafio
- Tempo elevado entre a receção da fatura e a sua contabilização.
- Perda de descontos por atraso no pagamento e risco de duplicações.
- Falta de rastreabilidade das aprovações e do estado de cada fatura.
- Dificuldade em responder a pedidos de auditoria ou inspeções fiscais.
Abordagem CHABAS
- Mapear o processo atual ponta a ponta, identificando entradas, papéis e pontos de decisão.
- Definir níveis de aprovação por montante, centro de custo e tipo de despesa.
- Uniformizar a receção num único inbox digital, independente do canal de origem.
- Ligar o circuito digital ao ERP para eliminar dupla introdução e reconciliar automaticamente.
Solução aplicada
- Receção multicanal (email dedicado, upload manual, portais) com identificação do fornecedor.
- Extração assistida de campos-chave (NIF, número, data, valor, IVA, ordem de compra).
- Workflow de validação e aprovação com regras por perfil, montante e centro de custo.
- Integração com o ERP para envio de documentos aprovados e reconciliação com ordens de compra.
- Arquivo eletrónico central, pesquisável e conforme, com registo completo de auditoria.
Benefícios esperados
- Redução do tempo médio de aprovação e do risco de esquecimento em caixas de correio pessoais.
- Menor incidência de faturas duplicadas ou pagas fora de prazo.
- Visibilidade em tempo real do estado de cada fatura por parte da financeira.
- Base sólida para reporte de contas a pagar, tesouraria e auditoria.
- Eliminação do arquivo em papel para novos processos, com política de retenção clara.
Plataformas envolvidas
CDocHub · Filedoc
Setor
Multissetorial — back-office e financeiro
Recursos e setores relacionados
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