Desmaterialização de faturas: quando pode o papel deixar de ser o arquivo principal?

Digitalizar uma fatura permite que a informação circule mais depressa, que as aprovações deixem de depender da passagem física do papel e que as equipas consultem o documento a partir de diferentes locais.

Mas existe uma pergunta que surge frequentemente quando uma empresa começa a desmaterializar os seus processos:

“Depois de digitalizar a fatura, podemos destruir o original em papel?”

A resposta não depende apenas de o documento ter sido convertido para PDF.

Depende do papel que o ficheiro digital passa a desempenhar, dos controlos existentes no sistema, da forma como o arquivo é organizado e das obrigações aplicáveis à organização.

Digitalizar não é o mesmo que substituir o original

Uma imagem digitalizada pode ser extremamente útil no trabalho diário.

Pode permitir:

• encaminhar a fatura para validação;
• identificar o centro de custo;
• obter aprovações;
• associar comentários;
• acompanhar prazos;
• integrar informação com a contabilidade;
• consultar o documento sem procurar uma pasta física.

Nada disso significa, por si só, que o original em papel possa ser eliminado.

Quando o papel continua a ser conservado como arquivo principal, o documento digital pode funcionar sobretudo como suporte da operação.

Quando a organização pretende destruir o original e passar a depender do arquivo eletrónico, o nível de exigência aumenta.

O que deve estar assegurado no arquivo eletrónico

A legislação não deve ser convertida numa lista simplista de três tecnologias obrigatórias.

O que importa é que o conjunto do processo e do sistema consiga assegurar os resultados exigidos.

1. Qualidade e legibilidade da digitalização

O documento digitalizado deve representar integralmente o original.

A imagem deve permitir consultar e compreender toda a informação relevante, sem cortes, omissões ou perda que comprometa a leitura.

A organização deve definir controlos para situações como:

• páginas em falta;
• documentos digitalizados ao contrário;
• resolução insuficiente;
• zonas ilegíveis;
• anexos não capturados;
• associação da imagem ao registo errado.

2. Integridade, exatidão e fiabilidade

O arquivo deve possuir mecanismos que permitam prevenir ou detetar alterações, destruição ou deterioração indevida dos registos.

Esses mecanismos podem envolver diferentes controlos técnicos e funcionais, consoante a arquitetura adotada.

A questão não é apenas saber se o ficheiro existe.

É conseguir demonstrar que o documento conservado continua íntegro, que está associado ao registo correto e que o seu histórico é compreensível.

3. Acessibilidade e recuperação

Um arquivo eletrónico deve permitir localizar, consultar e reproduzir os documentos durante todo o período em que devam ser conservados.

Guardar milhares de PDFs numa pasta não garante, por si só, um arquivo controlado.

É necessário pensar em:

• critérios de pesquisa;
• metadados;
• identificação do fornecedor;
• número e data da fatura;
• empresa;
• estado;
• centro de custo;
• relação com o registo contabilístico;
• exportação;
• cópias de segurança;
• recuperação em caso de incidente.

4. Controlos de gestão documentados

Os controlos utilizados para assegurar a autenticidade, a integridade e a legibilidade não devem existir apenas de forma informal.

Devem estar documentados, atualizados e ser compreendidos pelas pessoas responsáveis pelo processo.

Isso inclui saber:

• quem recebe;
• quem digitaliza;
• quem valida;
• quem pode alterar metadados;
• quem aprova;
• como são tratadas exceções;
• como se controla o arquivo;
• como se recupera informação;
• como se responde a um pedido de consulta.

5. Relação com a contabilidade e com os restantes sistemas

Uma fatura não existe isoladamente.

Está relacionada com:

• um fornecedor;
• uma empresa;
• uma compra;
• uma aprovação;
• um lançamento;
• um pagamento;
• um período contabilístico;
• outros documentos de suporte.

Quanto mais separadas estiverem estas informações, mais difícil se torna demonstrar a coerência do processo.

A integração não precisa de significar substituir todos os sistemas.

Pode significar criar relações fiáveis entre o arquivo documental, o workflow e o ERP ou sistema contabilístico.

O que não deve ser confundido

A questão não é apenas tecnológica

Uma organização pode adquirir uma plataforma com funcionalidades avançadas e continuar a ter um processo frágil.

Isso acontece quando:

• não está definido quem valida a digitalização;
• os metadados são incompletos;
• os documentos são associados à empresa errada;
• as exceções circulam por email;
• o ERP e o arquivo não estão relacionados;
• existem acessos excessivos;
• ninguém revê os controlos;
• as equipas não conhecem o novo processo.

Desmaterializar não consiste apenas em trocar papel por ficheiros.

Consiste em redesenhar a forma como os documentos entram, circulam, são tratados, suportam decisões e permanecem acessíveis.

É aqui que processos, informação, documentos, workflows, sistemas e pessoas precisam de funcionar como uma operação conectada.

Checklist antes de considerar a eliminação dos originais

Se estas respostas ainda não estiverem claras, a organização provavelmente ainda não está perante uma simples decisão de “deitar o papel fora”.

Está perante um projeto de desenho e governação do arquivo eletrónico.

Como a CHABAS pode apoiar

A CHABAS ajuda as organizações a transformar documentos e processos dispersos em operações digitais mais integradas, rastreáveis e controladas.

Num projeto de desmaterialização de faturas, podemos apoiar em áreas como:

• levantamento do processo atual;
• identificação de intervenientes e responsabilidades;
• desenho do processo futuro;
• definição dos pontos de captura e validação;
• classificação documental e metadados;
• workflows de validação e aprovação;
• regras de acesso e rastreabilidade;
• tratamento de exceções;
• integração com ERP ou sistemas contabilísticos;
• implementação da plataforma documental;
• formação e adoção pelas equipas.

A CHABAS não substitui a validação jurídica, fiscal ou contabilística da organização.

O nosso papel é ajudar a transformar os requisitos e as necessidades operacionais num processo digital coerente e numa solução tecnológica adequada.

Menos papel deve significar mais controlo

A possibilidade de reduzir ou eliminar o arquivo físico pode trazer benefícios relevantes:

• menos espaço ocupado;
• menor circulação de papel;
• pesquisa mais rápida;
• acesso controlado;
• maior visibilidade sobre o processo;
• melhor ligação entre documento, decisão e registo.

Mas o objetivo não deve ser apenas destruir papel.

Deve ser criar um arquivo e um processo mais claros, acessíveis, rastreáveis e sustentáveis ao longo do tempo.

A pergunta correta deixa, por isso, de ser apenas:

“Podemos deitar esta fatura fora?”

E passa a ser:

“Temos um processo e um arquivo eletrónico suficientemente estruturados para deixar de depender deste papel?”